Information och kommunikation är en grundförutsättning för att Göteborgs Stad ska kunna utveckla och förstärka demokratin och för att göteborgarna ska kunna tillvarata sina demokratiska rättigheter. Kvalificerad och kontinuerlig information skapar goda betingelser för ett allsidigt och vitalt åsiktsutbyte före beslut och ger goda möjligheter till insyn, delaktighet och påverkan i den kommunala verksamheten.
Genom information skapas förutsättningar för kommunikation. Information är en förutsättning för att hyresgäster och andra ska kunna påverka och bidra till att utveckla Framtidenkoncernens verksamhet. Det är också koncernens uppgift att inhämta information om göteborgarnas och hyresgästernas behov och om hur de upplever koncernbolagens tjänster. Informationspolicyn ligger till grund för koncernens interna och externa information.
Inom Framtidenkoncernen är information en prioriterad uppgift, vilket innebär att informationsaspekten alltid ska beaktas i arbetet. Informationens roll ska därför tydliggöras och integreras i den årliga verksamhetsplaneringen och finnas med i budget och årsredovisningar. Detta innebär att informationsarbete inom Framtidenkoncernen betraktas som en kvalificerad strategisk fråga på ledningsnivå.
Information och kommunikation ska alltid vara saklig, relevant, tillgänglig, öppen och bidra till att skapa trovärdighet för koncernen och dess verksamhet. Kommunikationens syfte är i första hand att bidra till att koncernen/bolagen når sina övergripande mål. Information och kommunikation ska också vara intresseväckande.Information och kommunikation ska kännetecknas av professionalitet och respekt. I det ingår att det språk som används ska vara lätt att förstå, att det är tydligt vem som är avsändare och att informationen är målgruppsanpassad - rätt budskap till rätt målgrupp vid rätt tillfälle och genom rätt kanal.
Genom att bedriva aktivt kommunikationsarbete genom väl genomarbetade kommunikationsstrategier ökar möjligheten att påverka/korrigera omvärldens bild av koncernen/bolagen. Proaktivitet leder också till minskad arbetsbörda på längre sikt, eftersom planerat kommunikationsarbete minskar riskerna för missförstånd och otydligheter och därmed leder till färre frågor. Aktivt kommunikationsarbete bidrar också till att vara bättre rustad för att hantera krissituationer.
Kontakterna med massmedia ska präglas av största möjliga öppenhet. Det är viktigt att massmedia snabbt kan komma i kontakt med den medarbetare som har ansvar och kompetens i sakfrågan.
Den grundlagsstiftade yttrandefriheten ger alla rätt att i tal, skrift, bild eller på annat sätt meddela upplysningar samt uttrycka tankar, åsikter och känslor. Meddelarfriheten ger dessutom anställda i stadens förvaltningar och bolag en lagstadgad rätt att kontakta massmedia och efterforskningar om vem som lämnat informationen får inte förekomma.
Framtiden koncernens bolag har enligt lag skyldighet att tillhandahålla information. Offentlighetsprincipen medför att koncernens bolag, så snabbt som möjligt, skall låta den som så begär ta del av innehållet i allmänna handlingar som är offentliga. Offentlighetsprincipen ålägger bolagen att lämna upplysningar, vägledning, råd och annan hjälp till enskilda i frågor som rör verksamhetsområdet, besvara frågor från enskilda så snart som möjligt och vara tillgänglig för allmänheten i största möjliga utsträckning. Dessutom skall bolagen sträva efter att uttrycka sig lättbegripligt och i övrigt underlätta för den enskilde att ha med ett offentligägt bolag att göra.
Medarbetarna inom Framtiden koncernen har en viktig roll som kunskapsbärare och är ambassadörer för bolagens verksamheter. En förutsättning för att nå hög kvalitet på kommunikationen är att de anställda är välinformerade om verksamheten och dess uppdrag och mål. Bolagens verksamhet bygger till stora delar på mänskliga möten. Detta ställer särskilda krav på att alla anställda har tillgång till aktuell information och ges förutsättningar för att skapa en fungerande kommunikation. Som medarbetare håller du dig informerad och informerar andra om allt som är av betydelse för de egna arbetsuppgifterna och det egna verksamhetsområdet. God kommunikation bidrar till bättre samverkan och tvärkontakter inom koncernens olika verksamheter. Detta bidrar i sin tur till att skapa mervärden och stärka Framtiden koncernen.
Enligt kommunallagen ansvarar styrelserna i kommunens bolag för respektive bolags verksamhet. Ansvaret för informationen följer med ansvaret för verksamheten.
Policy antagen 2010-11-15
Förvaltnings AB Framtiden | Box 111, 401 21 Göteborg | Besöksadress: Åvägen 40 | 031-773 75 50Moderbolag i Framtidenkoncernen, helägd av Göteborgs Stad. Organisationsnummer 556012-6012
